Ein Chatbot für die Schule

Ein Chatbot ist ein Computerprogramm, das mithilfe von künstlicher Intelligenz oder vordefinierten Skripten menschliche Unterhaltungen simuliert. Er wird häufig auf Webseiten eingesetzt, um auf Anfragen und Nachrichten von Nutzern zu reagieren. Ein Chatbot kann die Kommunikation mit den Eltern von Schulkindern deutlich verbessern, indem er auf häufige Fragen, wie z. B. zu Krankmeldungen, Kontaktmöglichkeiten oder Schulveranstaltungen, rund um die Uhr Antworten liefert. Dadurch müssen Eltern nicht auf eine Antwort der Schulverwaltung warten und erhalten schnell die benötigten Informationen.

Ein Chatbot erleichtert die Kommunikation, indem er als erste Anlaufstelle dient und Anfragen an die richtigen Ansprechpartner weiterleiten kann. Dank der permanenten Verfügbarkeit eines Chatbots können Eltern auch außerhalb der Bürozeiten mit der Schule in Kontakt treten, was besonders für berufstätige Eltern praktisch ist.

Ein eigener persönlicher Schul-Chatbot kann auf spezifische Informationen zugreifen, wie etwa auf vorhandene Dokumente über Prozesse an der Schule (Elternhandbuch, Schulbriefe, etc.), und dadurch personalisierte Antworten liefern. Insgesamt erleichtert ein Chatbot die Kommunikation zwischen Eltern und Schule, steigert die Effizienz und Zufriedenheit und entlastet gleichzeitig die Verwaltung.

Varianten eines Chatbots für die Schule

Grundsätzlich kann zwischen strukturierten Chatbots mit festen Auswahlmöglichkeiten für die Eltern und KI-basierten Chatbots, welche auf jegliche Freitext-Anfragen von Eltern antworten unterschieden werden.

Strukturierte Chatbots

Bei einem strukturierten Chatbot werden den Fragestellenden direkte Auswahlmöglichkeiten angeboten, anhand derer sie die Unterhaltung steuern können. Der große Vorteil hierbei ist die Zuverlässigkeit und Korrektheit der Antworten, da diese fest definiert sind. Dies erfordert jedoch, dass alle Auswahlmöglichkeiten und Antworten in den Chatbot eingetragen werden müssen. Für sich häufig ändernde Informationen kann dies etwas aufwendig sein. In strukturierten lassen sich auch gut Kontaktformulare abbilden, welche dann eine E-Mail an eine vorgegebene E-Mailadresse senden. So kann sichergestellt werden, dass alle notwendigen Angaben in der E-Mail vorhanden sind.

KI-basierte Chatbots

Bei einem KI-basierten Chatbot können Freitext-Fragen gestellt werden. Ein KI-Modell berechnet hierbei die Antworten und gibt sie aus. Das KI-Modell sollte mit möglichst umfangreichen Informationen in Form von Dateien mit Inhalten zu Prozessen an der Schule, Neuigkeiten, Schulbriefen, etc. "trainiert" werden. Diese Dokumente können automatisiert abgerufen und verarbeitet werden, so dass hier keine manuelle Änderung am Chatbot erfolgen muss, wenn ein Dokument aktualisiert wird.

Die Verwendung eines KI-basierten Chatbots erfordert ein kostenpflichtiges Abonnement bei einem KI-Dienst wie ChatGPT, Claude, Gemini, etc. Die Kosten hierfür sind jedoch - je nach Wahl des KI-Modells - nur gering und hängen von der tatsächlichen Nutzung des Chatbots ab (nutzungsbasierte Abrechnung). Des weiteren muss ein Workflow für die automatisierte Aktualisierung der Trainingsinhalte erstellt werden. Dies ist beispielsweise mit dem Tool n8n, welches kostenfrei über Ihren eigenen Cloudron Server betrieben werden kann möglich.

Ein Chatbot kann einen entscheidenden Beitrag zur Digitalisierung von Schulen leisten, indem er administrative Prozesse automatisiert und die Kommunikation zwischen Eltern, Lehrern und der Schulleitung effizienter gestaltet. Durch seine ständige Verfügbarkeit und schnelle Bereitstellung von Informationen sorgt er für eine verbesserte Erreichbarkeit und Transparenz. Darüber hinaus fördert er die Integration digitaler Lösungen in den Schulalltag, indem er eine personalisierte Kommunikation ermöglicht. Insgesamt unterstützt ein Chatbot die Schulen dabei, moderne Technologien effektiver zu nutzen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Zufriedenheit der Schulgemeinschaft zu erhöhen. Dies trägt wesentlich dazu bei, die Digitalisierung im Bildungssektor voranzutreiben und zukunftsfähige Strukturen zu schaffen.

Sie möchten an Ihrer Schule einen Chatbot anbieten? Dann ist die auf der Lernplattform learn.schulserver.online vorgestellte Plattform Cloudron ein guter Start. Sie bietet mit der App Typebot einen schnellen und einfachen Weg zu einem selbstgehosteten Chatbot für Ihre Schule.

Wer den Prozess der Konzeption und Einrichtung lieber aus der Hand geben will, für den ist eine gehostete Variante der schnellere und einfachere Weg zu einem eigenen Chatbot. Für Schulen bieten wir dieses gerne an, weitere Informationen erhalten Sie unter schulinfobot.de.