Terminabstimmungen im Team: Datenschutzkonforme Alternative zu Doodle

Ein Dienst wie Doodle zur Terminabstimmung kann in Schulen sehr nützlich sein, da er die Koordination von Terminen erheblich vereinfacht. In einer Schule müssen oft viele Personen, darunter Lehrkräfte, Schüler, Eltern und die Verwaltung, an einem gemeinsamen Termin zusammenfinden. Doodle ermöglicht es, schnell und übersichtlich die Verfügbarkeit der Beteiligten zu ermitteln und so den bestmöglichen Termin auszuwählen. Dies spart Zeit und sorgt für eine klare Kommunikation, da nicht unzählige E-Mails oder Nachrichten ausgetauscht werden müssen, um einen passenden Termin zu finden.

Allerdings sollte eine Schule aus Datenschutzgründen auf eine datenschutzkonforme Alternative zurückgreifen. Dienste wie Doodle speichern oft personenbezogene Daten auf Servern, die außerhalb der EU liegen, und es besteht das Risiko, dass diese Daten an Dritte weitergegeben werden. Dies widerspricht den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die in Schulen besonders strikt beachtet werden müssen, um die Privatsphäre von Schülern, Eltern und Lehrkräften zu schützen. Zudem haben Schulen bei der Nutzung von Doodle keine vollständige Kontrolle darüber, wie und wo die Daten verarbeitet werden. Eine datenschutzkonforme Alternative bietet hingegen die Sicherheit, dass die Daten geschützt und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzvorschriften behandelt werden.

Durch die Verwendung einer solchen Alternative signalisiert die Schule, dass sie den Schutz der persönlichen Daten ernst nimmt, was das Vertrauen der Eltern und Lehrkräfte stärkt. Der Einsatz einer datenschutzkonformen Lösung ist daher nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein Zeichen von Verantwortungsbewusstsein und Respekt gegenüber allen Beteiligten.

Wir zeigen in diesem Artikel, wie Sie eine selbstgehostete datenschutzkonforme Alternative zu Doodle einrichten und verwenden können.

Mit der App Rallly können Sie ein datenschutzkonformes Tool für Terminabstimmung an Ihrer Schule anbieten. Dieses kann öffentlich nach Registrierung per E-Mail für jeden unter einer Webadresse wie terminabstimmung.ihreschule.de erreichbar sein oder alternativ in einem geschlossenen Rahmen, so dass Umfragen nur vom Kollegium erstellt werden können. Für eine Nutzung an der Schule kann ein offener Betrieb mit vorheriger Registrierung per E-Mail sinnvoll sein, wenn Sie beispielsweise auch Eltern die Möglichkeit geben möchten, selbst Terminabstimmungen für Aktivitäten und Initiativen an der Schule zu erstellen.

Nach der Installation der App können Sie sich über die von Ihnen gewählte Webadresse bei der App anmelden. Sie können dabei den Button "Anmelden mit Cloudron" verwenden, um sich direkt mit Ihrer zentralen Anmeldung einzuloggen.

Alternativ können sich beispielsweise Eltern über den Link zur Registrierung ein eigenes Konto für die Terminabstimmung erstellen und anschließend anmelden.

Im folgenden Beispiel zeigen wir die Erstellung einer Terminumfrage durch die Elternvertretung einer Schulklasse für einen Grillabend mit den Eltern und Klassenlehrkräften in der Schule.

Um eine neue Terminabstimmung anzulegen, klicken Sie auf den "+ Erstellen" Button in Rallly:

Anschließend können allgemeine Information zu dem Termin angegeben werden, die auf der Abstimmungsseite angezeigt werden.

Anschließend werden die potenziellen Tage und optional Uhrzeiten für die Veranstaltung aufgelistet. Hierbei können entweder nur Tage (Datum) oder Tage und Uhrzeiten angegeben werden.

In den folgenden Einstellungen können Sie beispielsweise festlegen, ob Sie den Abstimmenden die Option geben möchten, Kommentare zur Abstimmung zu hinterlassen. Des Weiteren besteht die Option, die Namen der Abstimmenden nicht für die anderen Abstimmenden anzeigen zu lassen.

Nach der Erstellung der Terminabstimmung erhalten Sie den Link für die Umfrage, den Sie dann veröffentlichen können. Diesen können Sie auch durch einen Link-Shortener in einen "schöneren" und einprägsameren Link umwandeln.

Unter dem erstellten Link können die Teilnehmenden nun über den Termin abstimmen:

Hierbei können die Abstimmenden angeben, ob Sie Zeit hätten (✓), nur bedingt Zeit hätten (～) oder keine Zeit hätten (ⓧ). Je nach bei der Erstellung der Umfrage gesetzter Einstellung können Sie hierbei die bisherigen Abstimmungen der anderen sehen oder nicht sehen.

Als Ersteller der Umfrage erhalten Sie auf der Umfrageseite alle Abstimmungen aufgelistet.

Sie können über die Funktion Finalisieren einen finalen Termin in der Terminabstimmung festlegen.

Sofern bei der Terminabstimmung von den Abstimmenden eine E-Mailadresse angegeben wurde, werden sie über den final festgelegten Termin per E-Mail (derzeit nur auf Englisch) informiert.