Verwendung des Wissensmanagementsystems

Ist die App Outline als Wissensmanagementsystem eingerichtet und die grundlegende Konfiguration erfolgt, kann das Wissensmanagementsystem mit Inhalten gefüllt werden.

Ein Wissensmanagementsystem für Schulen sollte so gestaltet sein, dass es den Lehrkräften, pädagogischem Personal und Verwaltungskräften einen einfachen und schnellen Zugang zu den wichtigsten Informationen und Ressourcen bietet. Um den Einstieg für das Kollegium zu erleichtern, können beispielsweise die folgenden Inhalte zuerst hinterlegt werden:

1. Schulinterne Abläufe und Regelungen

• Organisationsstrukturen: Übersicht über die Schulleitung, Fachbereichsleitungen und Ansprechpartner. Dies ist insbesondere für neue Kolleg*innen sinnvoll.
• Schulordnung und Verhaltensrichtlinien: Regeln und Erwartungen, die an Schüler und Lehrkräfte gestellt werden.
• Krisenmanagement: Notfallpläne, Evakuierungspläne und Ansprechpartner in Krisensituationen.

2. Pädagogische Konzepte und Leitfäden

• Schulprogramm: Mission, Vision und pädagogische Leitlinien der Schule.
• Curriculum und Lehrpläne: Fachspezifische Lehrpläne, Kompetenzziele und Jahrespläne.
• Unterrichtsmaterialien: Vorlagen für Unterrichtsentwürfe, Materialien und Lehrressourcen.
• Inklusions- und Differenzierungskonzepte: Strategien und Hilfsmittel zur Unterstützung von Schülern mit unterschiedlichen Bedürfnissen.

3. Technische Anleitungen und Tools

• Nutzung des Wissensmanagementsystems: Kurzanleitungen und Tutorials zur Bedienung des Systems.
• Digitale Werkzeuge: Anleitungen für die Nutzung von Lernplattformen, digitalen Whiteboards und anderen genutzten Technologien.
• Datenschutz und IT-Richtlinien: Best Practices für den Umgang mit personenbezogenen Daten und der Nutzung von Schul-IT.

4. Kommunikationswege und Kontaktlisten

• Interne Kommunikation: Anleitungen zur Nutzung von E-Mail, internen Chats und anderen Kommunikationsmitteln.
• Kontaktlisten: Übersicht über Kolleginnen und Kollegen, Verwaltung und externe Partner (z.B. Schulpsychologen).
• Terminkalender: Überblick über schulische Termine, Konferenzen und Fortbildungen.

5. Fort- und Weiterbildungsangebote

• Fortbildungsmöglichkeiten: Informationen zu internen und externen Weiterbildungsangeboten.
• Ressourcen für Selbststudium: Empfohlene Literatur, Online-Kurse und weitere Ressourcen zur beruflichen Weiterentwicklung.

6. FAQ und Troubleshooting

• Häufig gestellte Fragen: Antworten auf häufige Fragen zum Schulalltag, zur Nutzung von Tools und zu organisatorischen Abläufen.
• Problemlösungen: Tipps und Anleitungen für häufig auftretende technische und organisatorische Probleme.

7. Mentorenprogramm und Unterstützung für neue Lehrkräfte

• Mentorenzuweisungen: Informationen über Mentoren und deren Aufgaben.
• Einarbeitungsprogramme: Leitfäden und Ressourcen, die speziell auf die Bedürfnisse neuer Lehrkräfte abgestimmt sind.

Durch die Priorisierung dieser Inhalte wird sichergestellt, dass alle Lehrkräfte, das pädagogische Personal sowie die Verwalungskräfte unabhängig von ihrem technischen Know-how, schnell auf relevante Informationen zugreifen und sich in den schulischen Alltag integrieren können. Dies fördert die Effizienz und Zufriedenheit im Kollegium.

In diesem Artikel stellen wir die grundlegenden Funktionen von Outline als Wissensmanagementsystem vor.

Aufbau der App Outline

Einträge im Wissensmanagementsystem sind als Dokumente hinterlegt. Dokumente werden in Sammlungen einsortiert, welche als Kategorien für die Dokument verwendet werden können.

Erstellen einer Sammlung (Kategorie)

Eine neue Sammlung kann durch einen Klick auf den Link + Neue Sammlung am Ende der Liste der vorhanden Sammlungen erstellt werden.

Geben Sie im darauf folgenden Fenster einen Namen für die Sammlung ein und wählen Sie durch einen Klick auf das vorhanden Icon ein passendes Icon für diese Sammlung aus.

Im Bereich Berechtigung können Sie festlegen, ob das gesamte Kollegium auf neue Dokumente in dieser Sammlung nur lesenden Zugriff (Nur Anzeigen) oder auch bearbeitenden Zugriff (Darf bearbeiten) haben soll. Diese Einstellungen können im Nachhinein für jedes Dokument noch einmal individuell angepasst werden, es handelt sich also lediglich um eine Voreinstellung.

Erstellen eines neuen Dokuments

Innerhalb einer Sammlung können Sie neue Dokumente erstellen, indem Sie auf + Neues Dokument in der oberen rechten Seite klicken. Sie können anschließend einen Namen des Dokumentes und optional ein Icon auswählen.

Innerhalb eines Dokumentes können Sie direkt den gewünschten Text schreiben. Falls Sie eine Formatierung eines Wortes oder Teil des Textes setzen möchten, können Sie das Wort oder den Teil des Textes markieren und es erscheint ein Menü zum Formatieren der Auswahl.

Wenn Sie in das Dokument Elemente wie Überschriften, Listen, Bilder oder Dateianhänge einfügen möchten, können Sie einfach den Schrägstrich (/) - auch Slash genannt - schreiben, um ein Menü mit weiteren Optionen aufzurufen. Diese werden auch Slash-Befehle genannt.

Einblenden des Inhaltsverzeichnisses für ein Dokument

Über ein Icon am oberen Bildschirmrand können Sie das Inhaltsverzeichnis für ein Dokument ein- oder ausblenden. Bei längeren und umfangreichen Dokumenten kann dies die Navigation erleichtern.