Schulanmeldung und Anträge online bereitstellen

Eine Onlineanmeldung an einer Schule bietet zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Anmeldemethoden. Einer der größten Pluspunkte ist die Zeitersparnis für Eltern und die Schule, da der gesamte Prozess schneller und effizienter abläuft. Formulare können bequem von zu Hause aus ausgefüllt werden, und ein persönlicher Besuch an der Schule ist nur noch zur Prüfung der Unterlagen und der Unterschrift notwendig. Diese Bequemlichkeit erlaubt es Eltern, die oft umfangreichen Anmeldeformulare zu einem für sie passenden Zeitpunkt auszufüllen, unabhängig von den Öffnungszeiten der Schule. Darüber hinaus reduziert sich die Fehleranfälligkeit durch gut gestaltete Onlineformulare, die Pflichtfelder, Dropdown-Menüs und automatische Überprüfungen enthalten. Dies stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen korrekt eingegeben werden.

Für die Schule bedeutet dies eine effizientere Verwaltung, da Daten automatisch erfasst und weiterverarbeitet werden können, was den administrativen Aufwand reduziert. Das Schulamt profitiert von einer besseren Übersicht und schnelleren Bearbeitungsprozessen, da alle relevanten Informationen übersichtlich verfügbar sind. 

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Anmeldeformulare an Ihrer Schule zum Ausfüllen online bereitstellen können, Pflichtfelder definieren und Mehrfacheingaben der gleichen Daten für die Eltern vermeiden. Wir stellen Ihnen Infomaterialien zum Datenschutz und für die Ankündigung der Onlineanmeldung auf der Schulwebseite zum Download zur Verfügung.

Sie können dies auch für weitere Formulare und Einwilligungen abseits der Schulanmeldung verwenden.

Die Anmeldeformulare für die Schulanmeldung stehen in der Schule in der Regel als Word- oder PDF-Dateien zur Verfügung. Für die Bereitstellung einer Onlineanmeldung, muss das Formular als PDF-Datei bereitstehen. Die App DocuSeal kann anschließend verwendet werden, um die PDF-Datei in ein online auszufüllendes Formular umzuwandeln.

Wir gehen in dem hier gezeigten Beispiel davon aus, dass für die Schulanmeldung die Personalien der Sorgeberechtigten überprüft werden müssen und daher ein Termin in der Schule zur Prüfung der Unterlagen und Personalien notwendig ist. Die Sorgeberechtigten können das Formular jedoch bereits vorab online ausfüllen und ausgedruckt zur Anmeldung vor Ort mitbringen, oder es in der Schule ausdrucken lassen. Sollten Sorgeberechtigte dies nicht vorab ausfüllen können, so kann in der Schule ein Tablet oder PC bereitgestellt werden, an dem das Ausfüllen und anschließende Ausdrucken ermöglicht wird.

Die App DocuSeal ermöglicht das Hochladen von PDF-Dateien, in die anschließend Felder zum Ausfüllen eingefügt werden. Die so entstandenen Formulare können über einen Link bereitgestellt und von den Sorgeberechtigten ausgefüllt werden. Hierbei werden sie Schritt für Schritt durch das Formular geleitet und Pflichtfelder müssen vor dem Abschließen des Formulars ausgefüllt sein.

Wurde das Formular vollständig ausgefüllt und abgeschlossen, geht es per E-Mail an die Schule und die Sorgeberechtigten erhalten eine Kopie an die von ihnen angegebene E-Mailadresse. Die Daten der einzelnen Formularfelder von allen eingegangenen Anmeldungen können von der Schule als Excel- oder CSV-Datei heruntergeladen werden. Dies ermöglicht einen späteren Import in eine Schulverwaltungssoftware und die Daten können zur Übergabe an eine Datenbank des Schulamts verwendet werden.

Die Schulanmeldung zum Ausfüllen online bereitstellen

Beim ersten Aufruf der App DocuSeal müssen Sie einen administrativen Account anlegen, welcher die Antragsdokumente verwaltet und Zugriff auf die eingereichten Daten erhält.

Nach der Erstellung des administrativen Accounts können Sie das PDF-Dokument für die Schulanmeldung hochladen und mit dem eintragen der auszufüllenden Felder beginnen:

Das Erstellen der später auszufüllenden Felder erfolgt durch das Einzeichnen des jeweiligen Feldtyps. In der Regel handelt es sich um Textfelder, welche eingezeichnet, beschriftet und mit einer Hilfestellung zum Ausfüllen versehen werden können:

Beim Einzeichnen von Auswahlfeldern (Radio Buttons) können Sie die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten festlegen und anschließend die Auswahlfelder für die jeweilige Option einzeichnen.

Sie haben zu jedem Feld die Möglichkeit, das Feld beim Ausfüllen als Pflichtfeld zu definieren (Required), so dass ein Formular erst abgeschlossen werden kann, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden.

Tipp: Wenn Sie ein Feld mehrfach verwenden, beispielsweise den Namen des Kindes auf mehreren Seiten, so können Sie es mit der Funktion "Draw New Area" an mehreren Stellen platzieren. Somit wird die Eingabe automatisch auf alle Felder mit dem gleichen Namen übertragen und die Angabe muss nur einmal abgefragt werden.

Nachdem Sie alle benötigten Felder eingezeichnet haben, können Sie das Dokument speichern (Save).

Sie können nun über den Button Link den Link zum Ausfüllen des Dokumentes erhalten. Diesen können Sie veröffentlichen oder vorher mit einem Link Shortener in einen "schöneren" Link zur Veröffentlichung umwandeln.

Für die Ausfüllenden sieht das Formular beim Aufrufen des Links wie folgt aus:

Bevor Sie das Dokument veröffentlichen, sollten Sie noch den Text für die ausgehende E-Mail an die Ausfüllenden bearbeiten. Sie finden diese Option in den Einstellung (Preferences) des Formulars. Hier können Sie auch festlegen, ob nach dem Ausfüllen des Formulars automatisch eine E-Mail an den Ausfüllenden versendet werden soll (meist empfohlen):

Abruf der eingereichten Dokumente und Daten

Die eingereichten Dokumente können - mit Angabe der jeweiligen E-Mailadresse der einreichenden - in der Übersicht von DocuSeal angezeigt und heruntergeladen werden. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn bei der Anmeldung vor Ort Sorgeberechtigte erscheinen, die das Anmeldeformular online ausgefüllt, jedoch nicht ausgedruckt haben. Ein Ausdruck kann so vor Ort in der Schule geschehen und direkt von den Sorgeberechtigten unterzeichnet werden. Das entsprechende Dokument kann schnell anhand der E-Mailadresse gefunden werden.

Export der Daten

Wenn die angegebenen Daten für die Übertragung in ein anderes System exportiert werden sollen, so kann dies über die Exportfunktion von DocuSeal getan werden. Hierbei kann zwischen den Formaten Excel oder CSV gewählt werden. Ein Export beinhaltet immer alle eingereichten Daten aller Ausfüllenden für das Formular.

Hinweise

Neben der Schulanmeldung kann DocuSeal auch für eine Reihe von anderen Formularen und Einwilligungen verwendet werden. Je nach rechtlichen Rahmenbedingungen kann auch ein Signaturfeld im Dokument eingebettet werden, so dass die Anträge online unterzeichnet werden können.

Anlagen zum Download: